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Línea estratégica 2

La gestión del talento humano, la tecnología y la infraestructura serán el motor de transformación de nuestro campus vivo.

Objetivos

Optimizar los procesos de planificación, organización, dirección y control de la tecnología, así como la infraestructura física y el talento humano a través de una gestión financiera eficiente para la transformación de la Universidad de Medellín.

Diagnóstico

Esta línea se concentró en identificar los problemas y oportunidades de mejora de los componentes estratégicos para la gestión de los recursos institucionales.
Destacando, desde la planificación hasta el control, los siguientes retos en materia de modernización y optimización de los siguientes recursos:

  • Talento humano.
  • Infraestructura tecnológica.
  • Infraestructura física.
  • Gestión financiera.

La Universidad de Medellín cuenta con una División de Desarrollo Humano y Bienestar Universitario que gestiona los procesos de selección de empleados, la inducción y la reinducción, la capacitación y formación,  la evaluación del desempeño y, también, el mejoramiento del desarrollo del talento humano.
Las actividades deben modernizarse, utilizando para ello un buen soporte tecnológico y humano que aporte de manera efectiva al objetivo de la gestión del talento humano. En este sentido, la Universidad podría empezar a trabajar en ESTA RUTA:

    1.  La Unidad de Bienestar Universitario y Desarrollo Humano cuenta con un personal muy limitado, lo que ocasiona que centre sus esfuerzos más en el bienestar que en el desarrollo humano. En consecuencia, las tareas vinculadas a este último están desagregadas en la Universidad y no cuentan con soporte estructura. Adicionalmente, muchos de los procedimientos no se realizan tal y como aparecen documentados.
    2. Los procedimientos de gestión del talento humano deben estar integrados para, de este modo, poder obtener datos del análisis sobre las necesidades de la Universidad que permitan realizar ajustes. La modernización de estos procesos implica la inclusión de políticas de retención que favorezcan el bienestar de los empleados, la flexibilización del trabajo, la actualización del estatuto docente y la gestión de curvas salariales equitativas y justas.
    3. Para que los empleados puedan acceder a mayores beneficios, desde sus competencias y logros, es fundamental contar con políticas claras que promuevan la igualdad de condiciones y el crecimiento al interior de la Universidad. Esto se puede alcanzar con una gestión del talento humano más asertiva, integrada y que opere de manera transversal: como unidad operativa especial.

En el contexto de la Cuarta Revolución Industrial, la Universidad de Medellín entendió la importancia de su propia transformación digital e inició la ruta de implementación hace varios años, permitiendo así la continuidad de las actividades misionales y administrativas de manera virtual durante la pandemia.

En los últimos años se realizaron diagnósticos y mediciones que permitieron el análisis de necesidades tecnológicas y donde participaron diferentes grupos de interés. Algunas NECESIDADES identificadas fueron:

  1. Falta clara de definiciones de los procesos y roles. De este modo, los sistemas de información están operando como islas y el diseño de una apariencia poco atractiva e intuitiva en los sistemas reduce su uso.
  2.  Se evidencian dificultades en el potencial de la tecnología puesto que, existe una alta dependencia del área técnica para la generación de información. Además, la ausencia de análisis y la incapacidad de respaldar la toma de decisiones con información reduce la probabilidad de tener mejores prácticas en el gobierno de datos.
  3. Es necesario que se incorporen herramientas de diseño de servicio, gestión del cambio y experiencia de usuario, para agregar valor a los procesos y soluciones. Esto permitirá gestionar adecuadamente la información de acuerdo con las necesidades y niveles de interés de los usuarios, aplicando buenas prácticas en el gobierno de datos y apropiación tecnológica.
  4.  Se requiere la integración de herramientas, como la medición de indicadores, para calcular la usabilidad. De esta manera, estos resultados permiten tomar decisiones y ejecutar acciones que minimicen los impactos negativos y favorezcan el cambio.

El Plan de Desarrollo de la Universidad de Medellín 2021-2025 debe buscar la apropiación de las tecnologías y herramientas propias de la 4RI: ¿cuál es el papel de la UdeMedellín ante el cambio de paradigma que supone la 4RI?, y ¿cuál es el papel de los diferentes estamentos en el nuevo ecosistema de aprendizaje?
La Universidad tiene la oportunidad de contribuir al cierre de la brecha existente alrededor de las habilidades, competencias, recursos y capacidades que requiere la 4RI, así como a la identificación y aprovechamiento de las oportunidades para adaptarse a este nuevo ecosistema.

Enmarcada en un ambiente ecológico estratégico para la ciudad y el control de su expansión en las laderas, la gestión de la infraestructura física de la Universidad de Medellín deberá consolidar ambientes educativos que potencien un Campus Vivo, para que la institución se consolide como espacio sostenible a nivel nacional e internacional.
Partiendo del Plan Maestro API39, desarrollado por la Universidad en el año 2008, este componente estará enmarcado en dos líneas de acción:

  1. Gestión del Plan Maestro API39: Actualización del Plan Maestro hacia procesos de construcción sostenible que se prioricen de manera concertada y cumplan el objetivo de fortalecer físicamente a la Universidad.
  2. Entornos automatizados sostenibles: Control tecnológico de la infraestructura del Campus, mediante BMS (Sistemas de Gestión de Edificios) e ITS (Sistemas Inteligentes de Transporte).

Para la Universidad de Medellín la gestión financiera es una función que define procesos inherentes a las áreas administrativas y financieras y lo hace con un enfoque estratégico y operativo. Sin embargo, dicha gestión tiene incidencia en diferentes áreas de la organización, por lo que se debe considerar como una actividad transversal en toda la estructura universitaria. En este componente se identificaron tres líneas de acción:

  • Gestión de inversiones y financiación
  • Gestión del control
  • Gestión de riesgos

Componentes

La línea cuenta con cuatro componentes que responden a las problemáticas identificadas en el diagnóstico y cada uno se traza un objetivo estratégico y varias líneas de acción o programas que permitirán su cumplimento.

Teniendo en cuenta los subprocesos propios de la gestión humana se identificaron TRES ACTIVIDADES susceptibles de intervenir en la Universidad de Medellín:

  1.  Selección de personal, lo cual incluye convocatorias y reclutamiento, análisis del mercado laboral, descripción, análisis y cargos, aplicación de pruebas técnicas y psicotécnicas y entrevistas.
  2. Capacitación, desarrollo y evaluación, lo cual incluye inducción y reinducción, formación, planeación de carrera profesional y evaluación del desempeño.
  3. Compensación y beneficios, lo cual incluye administración de sueldos y salarios, sistemas de compensación, incentivos, curvas de madurez, flexibilidad laboral, motivación y clima organizacional.

El desarrollo de estas acciones permitirá concentrar los esfuerzos en los tres grandes procesos que permitirán alcanzar el objetivo estratégico de la gestión del talento humano:

– Gestión tecnológica

Inicialmente, las discusiones se centraron en los temas de uso de la información, creación de productos de tecnología, gestión del cambio y relación con los clientes. Sin embargo, después de varias discusiones se decidió incluir el concepto de transformación digital, ya que integra varios de los conceptos antes mencionados.

Adicionalmente, el nombramiento de Medellín como sede de la Cuarta Revolución Industrial, la apuesta de la alcaldía por impulsar el Valle del Software, las estrategias de Economía Digital del Gobierno Nacional y las tendencias mundiales en el uso de tecnologías, fueron el motivo para focalizar esfuerzos en cerrar brechas tecnológicas y potencializar su uso en procesos académicos y administrativos con el fin de que la Universidad sea más productiva, competitiva e innovadora.

En el ámbito tecnológico es evidente que existe una amplia gama de posibilidades de intervención e implementación de nuevos proyectos, sin embargo, se entiende la necesidad de priorizar aspectos que tengan más impacto para la Universidad.

En ese sentido, se propone llevar a un nivel de madurez alto las tres líneas de acción que servirán como base para implementar cualquier proyecto tecnológico en el futuro.

De lo anterior se deriva que la selección de estas líneas permita la incorporación de elementos transversales dentro de la gestión tecnológica, como lo son el diseño centrado en el usuario (DCU), la gestión de la seguridad de la información, el Data Driven Desitions Making (McKinsey, 2020), la automatización de procesos estratégicos (Pillai, 2020) y la integración tecnológica (Georgina & Olson, 2008).

Creemos que los proyectos en esta dirección serán la base de una transformación profunda para adoptar tendencias para la competitividad y la construcción de una plataforma que permita que la Universidad se adapte a los cambios que hoy se necesitan.
Por lo que este componente ha priorizado la custodia y uso estratégico de los datos, el diseño de la experiencia tecnológica de nuestros usuarios y la transformación digital de la Universidad.

– Gestión de la infraestructura

La gestión de la infraestructura comprende el diagnóstico, evaluación, adecuación y mejoramiento de los ambientes universitarios existentes. Su propósito es el de garantizar un contexto efectivo para la ejecución de las actividades académicas, administrativas e investigativas definidas por la Universidad en su misión (entre 2021 y 2025) y visión (hacia el 2030). Este ejercicio deberá estar integrado en una matriz de priorización que permita la ejecución progresiva y articulada del Plan de infraestructura, bajo el paradigma de la sostenibilidad y encaminado hacia la consolidación de un Campus Vivo.

La gestión de la infraestructura es inherente a todas las actividades ejecutadas en la Universidad. Por ello, este componente es estratégico para apalancar la implementación del Plan Maestro estructurado en el 2018 y promover entornos automatizados y sostenibles. De tal manera que la Universidad cuente con un soporte físico para cumplir su misión educativa en la región y pueda proyectarse como referente de sostenibilidad en infraestructura a nivel internacional.

– Gestión financiera 

El área financiera tiene dentro de sus funciones la determinación de las fuentes de financiación, la selección de inversiones, la asignación adecuada de los recursos, la determinación de la estructura del capital, el control financiero de corto plazo, la gestión tributaria, el reparto de dividendos y la gestión de riesgos, entre otros.

Entendiendo que las funciones antes mencionadas son cruciales para la organización en su conjunto y para el funcionamiento de cada una de sus dependencias, y que, además, estas decisiones impactan tanto el corto como el largo plazo, la gestión financiera no se puede analizar de manera aislada, sino que debe incorporarse en toda la gestión organizacional, convirtiéndose en un componente transversal.

Por lo que en este Plan de Desarrollo la gestión financiera no solo hará referencia a las funciones que desempeña el área administrativa y financiera de la Universidad, la cual está encargada de la planeación, compras, administración de recursos, seguimiento de ejecución presupuestal y administración del portafolio de inversiones, sino, también, a las decisiones de las diferentes divisiones y dependencias en donde se involucra el uso de dinero para la gestión operativa y presupuestal, la generación de reportes de seguimiento y control o para la realización de inversiones.

Programas, indicadores y metas

Gestión del Talento Humano

Programa 4a – Selección y retención de personal.

Programa 4b – Capacitación, desarrollo y evaluación.

Programa 4c – Compensación y beneficios (flexibilidad laboral).

Desde el componente de transparencia, se proponen el siguiente indicador trazador y la meta correspondiente:

La remuneración del talento humano de la Universidad será reconocida por su composición equilibrada y objetiva en recursos monetario, en especie y en salario emocional.

100% de la remuneración cumple con estos criterios.

Gestión de la Tecnología

Programa 5a. Gestión de la información.
Programa 5b. Transformación digital.

Desde el componente de transparencia, se proponen el siguiente indicador trazador y la meta correspondiente:

Avanzar en la transformación digital inteligente para una eficaz operación y prestación del servicio, mediante el desarrollo de competencias, soluciones innovadoras, vigilancia tecnológica y gestión de los proyectos.

Implementación de soluciones innovadoras en el 100% de los procesos de transformación digital.

Gestión de la Infraestructura

Programa 6a. Gestión del Plan Maestro API39.
Programa 6b. Entornos automatizados y sostenibles.

Desde el componente de transparencia, se proponen el siguiente indicador trazador y la meta correspondiente:

Construcción planificada, concertada y priorizada de las nuevas áreas de infraestructura de la Universidad de Medellín enmarcadas en el Plan Maestro API_39.

El 100% de la nueva infraestructura se enmarca en el planeamiento estratégico definido en el API39.

Gestión Financiera

Programa 7a. Gestión de ingresos misionales, egresos operacionales, financiación e inversión.
Programa 7b. Presupuesto y control.
Programa 7c. Gestión de riesgos.

Desde el componente de transparencia, se proponen el siguiente indicador trazador y la meta correspondiente:

Establecer un programa para mantener los ingresos por matrículas a la vez que se incrementen los ingresos explotando los recursos y capacidades de innovación y relacionamiento con el sector productivo, por servicios asociados con las actividades misionales de Investigación y Extensión.

Los ingresos por matrículas representarán menos del 60% del total de ingresos.